Términos y condiciones

01Aceptación

Estos términos regulan el uso del sitio cli-nova-care.com y del servicio Clinova Care. Al crear una cuenta, activar la prueba gratuita, pagar un plan o usar el servicio, los aceptas en tu nombre y en el de la clínica o el consultorio que representas («la clínica»). Declaras ser mayor de edad y tener facultades para obligar a la clínica.

La aceptación por medios electrónicos y las comunicaciones por correo, WhatsApp o dentro de la aplicación tienen plena validez, conforme a la Ley 527 de 1999. Si no estás de acuerdo con estos términos, no uses el servicio.

02Quién presta el servicio

Clinova Care es un producto de Monit4dev, marca comercial operada por Hector Vinasco, con domicilio en Cali, Valle del Cauca, Colombia. Contacto: contacto@monit4dev.com · WhatsApp +57 311 340 6420 · monit4dev.com.

03Qué es Clinova Care

Clinova Care es un software en la nube, en modalidad de suscripción, para la gestión de consultorios y clínicas dentales: agenda, fichas e historia clínica, odontograma, periodontograma, presupuestos, pagos, inventario, reportes y, en la versión con IA, el asistente NovaDent. Se usa desde el navegador, sin instalar nada, en dental.cli-nova-care.com.

El servicio evoluciona: podemos mejorar, cambiar o reemplazar funciones sin quitar lo esencial de tu plan. Las funciones anunciadas como «en camino» son planes de trabajo, no compromisos con fecha.

04Cuenta, usuarios y acceso

• La clínica designa a un administrador, que crea los usuarios y les asigna roles y permisos.
• Cada usuario es personal: no compartas tus credenciales. La clínica responde por lo que se haga con las cuentas de sus usuarios.
• Avísanos de inmediato si sospechas un acceso no autorizado; podremos bloquear la cuenta afectada para protegerla.
• La información de registro y de facturación debe ser veraz y estar actualizada.

05Prueba gratuita de 7 días

La prueba dura 7 días calendario, incluye todas las funciones y NovaDent, y no tiene costo. No se hace ningún cobro automático al terminar: si quieres continuar, eliges un plan y lo pagas; si no, la cuenta se desactiva. Los datos de la clínica de prueba se conservan 30 días por si decides seguir, y luego se eliminan. La prueba es una por clínica; podemos negarla o terminarla si se usa de forma abusiva.

06Planes, profesionales y precios

• Los planes son por clínica y se pagan de forma mensual, semestral o anual. El semestral cuesta un 10 % menos y el anual un 20 % menos que el mensual.
• Cada plan incluye 3 profesionales clínicos, es decir, odontólogos o especialistas que atienden pacientes y tienen agenda o registran atención clínica. Los usuarios de recepción y administración y los pacientes no tienen costo extra.
• Desde el cuarto profesional, cada profesional clínico adicional se cobra al valor mensual publicado, con el mismo descuento del período contratado.
• La versión con NovaDent IA tiene un valor mayor, que también aplica a los profesionales adicionales.
• Los precios vigentes están en la página de precios, en pesos colombianos, chilenos o mexicanos, o en dólares estadounidenses, más los impuestos que apliquen según el país.
• Podemos cambiar los precios avisándote con al menos 30 días de anticipación. El cambio aplica desde la siguiente renovación; el período que ya pagaste no cambia.
• Las redes de clínicas con varias sedes pueden acordar un plan a la medida. Sus condiciones particulares, si constan por escrito, prevalecen sobre estos términos.

07Pagos

• Aceptamos tarjeta de crédito o débito, procesada por una pasarela de pago certificada, y transferencia bancaria a la cuenta que te indiquemos por escrito. Monit4dev no guarda los datos completos de tu tarjeta.
• Cada período se paga por adelantado: el mensual cada mes, el semestral cada seis meses y el anual una vez al año.
• Si sumas profesionales o pasas a la versión con IA a mitad del período, pagas la parte proporcional de lo que queda. Si quitas profesionales, el cambio aplica desde la siguiente renovación.
• Las comisiones de tu banco o de transferencias internacionales corren por tu cuenta.
• Si un pago no se recibe dentro de los 10 días siguientes a su vencimiento, podremos suspender el acceso después de avisarte. Tus datos se conservan y el acceso se restablece al ponerte al día.

08Renovación, cancelación y retracto

• Al terminar cada período, el plan se renueva por un período igual. Te avisaremos antes de la fecha de renovación con el valor a pagar.
• Puedes cancelar la renovación en cualquier momento escribiéndonos por correo o WhatsApp. La cancelación aplica al final del período ya pagado y hasta ese día sigues teniendo acceso.
• El plan mensual no tiene permanencia. Los planes semestral y anual se pagan por adelantado a cambio de un mejor precio, y los períodos ya pagados no se reembolsan, salvo lo que disponga la ley.
• Si eres consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011 y contrataste a distancia, puedes ejercer el derecho de retracto dentro de los 5 días hábiles siguientes a la celebración del contrato, salvo las excepciones de su artículo 47, como los servicios cuya prestación haya comenzado con tu acuerdo. Si procede, devolvemos el dinero en un máximo de 30 días calendario.

09Uso aceptable

Te comprometes a usar Clinova Care conforme a la ley y a estos términos. No está permitido:

• registrar datos de personas sin contar con su autorización o sin otra base legal;
• intentar acceder a información de otras clínicas, eludir los controles de seguridad o probar vulnerabilidades sin nuestra autorización escrita;
• copiar, descompilar o hacer ingeniería inversa del software, o extraer datos de forma masiva con programas automáticos;
• sobrecargar el servicio, enviar código malicioso o usarlo para actividades ilícitas;
• revender, sublicenciar o dar acceso al servicio a terceros ajenos a la clínica;
• cargar contenido que infrinja derechos de terceros.

10Datos de la clínica y de sus pacientes

La información que la clínica registra en Clinova Care le pertenece a la clínica. Frente a los datos de sus pacientes, la clínica es la responsable del tratamiento y Monit4dev actúa como encargado, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación. Esta sección contiene las condiciones de ese encargo.

La clínica se compromete a

• obtener y conservar la autorización explícita de sus pacientes para tratar sus datos de salud, que son datos sensibles, e informarles las finalidades;
• conservar y custodiar la historia clínica según la normativa que le aplique, incluido exportarla y guardarla antes de terminar el servicio;
• atender las consultas y reclamos de sus pacientes y mantener sus datos exactos.

Monit4dev se compromete a

• tratar los datos solo para prestar el servicio y según las instrucciones de la clínica, con confidencialidad;
• no venderlos ni usarlos para fines propios, publicidad o entrenamiento de modelos de inteligencia artificial;
• aplicar medidas de seguridad razonables y avisar a la clínica, sin demoras injustificadas, de cualquier incidente que afecte sus datos;
• apoyarse solo en proveedores (servidores en la nube, bases de datos administradas con copias de seguridad, correo, mensajería, pasarelas de pago y modelos de IA) que asuman obligaciones equivalentes, incluso si sus servidores están fuera de Colombia;
• ayudar a la clínica a responder las solicitudes de los titulares y devolver o eliminar los datos al terminar, como se explica en la sección 14.

El tratamiento de los datos personales se explica en detalle en la política de privacidad.

11NovaDent: inteligencia artificial

• NovaDent es un asistente que propone acciones (agendar, registrar diagnósticos, llenar el periodontograma, armar presupuestos o registrar pagos). Nada se guarda hasta que un usuario lo confirma.
• Sus respuestas pueden contener errores, en especial si el audio no es claro. El usuario que confirma es responsable de revisar lo propuesto.
• NovaDent no reemplaza el criterio clínico: no diagnostica, no indica tratamientos y no es un dispositivo médico. Las decisiones clínicas son siempre del profesional tratante.
• Para responder, NovaDent envía la instrucción y los datos necesarios a proveedores de modelos de inteligencia artificial, como se explica en la política de privacidad. Su uso es opcional.

12Propiedad intelectual

El software, su diseño, las marcas Clinova Care y NovaDent y los contenidos de este sitio son de Monit4dev o de sus licenciantes. Mientras tu plan esté vigente, te damos una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible para usar Clinova Care en tu clínica. La clínica conserva todos los derechos sobre su información y nos permite alojarla y procesarla solo para prestar el servicio. Si nos envías sugerencias, podemos usarlas para mejorar el producto sin obligaciones contigo.

13Disponibilidad, mantenimiento y soporte

• Hacemos esfuerzos razonables para que el servicio esté disponible de forma continua, pero no garantizamos un nivel de disponibilidad específico salvo que se pacte por escrito.
• Los mantenimientos programados se avisan con anticipación y procuramos hacerlos fuera del horario de atención de las clínicas. Ante una falla o un riesgo de seguridad podemos hacer mantenimientos urgentes sin aviso previo.
• El servicio depende de tu conexión a internet y de proveedores externos; no respondemos por fallas ajenas a nuestro control razonable.
• Hacemos copias de seguridad periódicas. Aun así, te recomendamos exportar tu información con regularidad.
• El soporte es en español, por correo y WhatsApp, en horario hábil de Colombia; los planes semestral y anual tienen soporte prioritario por WhatsApp.

14Suspensión, terminación y exportación

• Puedes terminar el servicio en cualquier momento cancelando la renovación.
• Podemos suspender o terminar el servicio por falta de pago, por incumplimiento grave de estos términos, por uso ilícito, por un riesgo para la seguridad de otros clientes o por orden de autoridad, avisándote cuando sea posible.
• Al terminar, la clínica tiene 60 días calendario para pedir la exportación de su información en un formato estructurado de uso común, sin costo adicional. Vencido ese plazo, eliminamos los datos de forma segura dentro de los 30 días siguientes, también de las copias de seguridad en su ciclo normal, salvo que una norma o una instrucción escrita de la clínica exija conservarlos.
• Recuerda que la custodia de la historia clínica es una obligación de la clínica: expórtala y guárdala antes de que venza el plazo.

15Limitación de responsabilidad

En la medida que lo permita la ley, Monit4dev no responde por daños indirectos ni por lucro cesante, pérdida de pacientes o de oportunidades de negocio, ni por las decisiones clínicas o administrativas que se tomen con la información del sistema. La responsabilidad total de Monit4dev frente a la clínica se limita al valor que esta haya pagado por el servicio en los 12 meses anteriores al hecho que la origine. Estas limitaciones no aplican en casos de dolo o culpa grave, ni a los derechos que la ley reconoce a los consumidores y que no pueden renunciarse.

La clínica responde frente a sus pacientes y a terceros por el uso que haga del servicio y por la falta de las autorizaciones que le corresponde obtener.

16Comunicaciones

Te enviaremos los avisos del servicio al correo de la cuenta, por WhatsApp o dentro de la aplicación. Los mensajes comerciales solo te llegarán por los canales que autorices y, en Colombia, dentro de los horarios que fija la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos. Puedes pedir que dejemos de enviártelos en cualquier momento.

17Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Si el cambio es importante, te avisaremos por correo o en la aplicación con al menos 15 días de anticipación. Si sigues usando el servicio después de esa fecha, se entiende que aceptas la nueva versión; si no estás de acuerdo, puedes cancelar sin penalidad antes de que entre en vigencia.

18Ley aplicable y jurisdicción

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Ante cualquier diferencia buscaremos primero un arreglo directo durante 30 días; si no se logra, la resolverán los jueces competentes de Cali, Colombia. Esto no limita los derechos que te reconozcan las normas de protección al consumidor ni las normas imperativas del país donde esté tu clínica.

19Contacto, vigencia y versión

Correo

contacto@monit4dev.com

WhatsApp

+57 311 340 6420

Versión

1.0, vigente desde noviembre de 2026