Política de privacidad

01Quién es el responsable

Responsable

Monit4dev, marca comercial operada por Hector Vinasco

Domicilio

Cali, Valle del Cauca, Colombia

Correo

contacto@monit4dev.com (canal para consultas y reclamos sobre datos personales)

WhatsApp

+57 311 340 6420

Sitio

monit4dev.com

Las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales las atiende directamente el equipo de Monit4dev por los canales anteriores.

02En qué calidad tratamos los datos

La ley distingue entre el responsable, que decide para qué y cómo se tratan los datos, y el encargado, que los trata por cuenta del responsable. En Clinova Care hay dos situaciones:

• Monit4dev como responsable de los datos de visitantes, personas que nos escriben o piden una demostración, clínicas clientes y sus usuarios (cuentas, facturación, pagos y soporte).
• Monit4dev como encargado de los datos de los pacientes y de la operación clínica que cada clínica o profesional registra en la aplicación. En ese caso la clínica es la responsable y Monit4dev trata los datos solo por su cuenta y siguiendo sus instrucciones, en las condiciones de los términos y condiciones.

03Qué datos tratamos

Visitantes y personas que nos escriben

Nombre, correo, celular o WhatsApp, país, nombre de la clínica, número de profesionales, plan de interés, sistema que usas hoy y el contenido de tus mensajes.

Clínicas clientes y sus usuarios

Nombre, correo, rol y permisos de cada usuario, credenciales de acceso (la contraseña se guarda con cifrado de una sola vía, nunca en texto plano), registros de actividad y de auditoría, y las preferencias de la cuenta.

Facturación y pagos

Nombre o razón social, documento o número tributario, datos de contacto para facturar, plan contratado e historial de pagos. Los pagos con tarjeta los procesa una pasarela de pago certificada: Monit4dev no recibe ni guarda el número completo de tu tarjeta ni su código de seguridad.

Datos técnicos

Dirección IP, tipo de navegador y de dispositivo, fecha y hora de acceso y registros de errores, que se usan para la seguridad y el buen funcionamiento del servicio.

Datos de los pacientes (como encargado)

Identificación y contacto, previsión o aseguradora, historia clínica, odontograma, periodontograma, diagnósticos, evoluciones, planes de tratamiento, presupuestos, pagos, citas, archivos adjuntos y las instrucciones, en texto o voz, que el equipo de la clínica le da a NovaDent.

El sitio web no necesita datos de salud: por favor no los incluyas en los formularios de contacto ni en los mensajes que nos envías.

04Para qué los usamos

• Responder tus solicitudes, agendar demostraciones y activar y acompañar la prueba gratuita.
• Crear y administrar las cuentas, prestar el servicio, dar soporte y capacitación y, si la clínica lo pide, ayudarle a migrar sus pacientes desde otro software.
• Facturar, cobrar, gestionar pagos y cumplir las obligaciones contables y tributarias.
• Enviar avisos sobre el servicio: mantenimientos, seguridad, vencimientos y cambios en los términos o en esta política.
• Enviar información comercial sobre Clinova Care y otros productos de Monit4dev, solo si lo autorizas, por los canales que autorices y en los horarios que permite la Ley 2300 de 2023. Puedes pedir que dejemos de enviarla en cualquier momento.
• Proteger la seguridad del servicio, prevenir fraudes, llevar la auditoría de cambios y mejorar el producto con estadísticas agregadas que no identifican a nadie.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.

Los datos de los pacientes se tratan únicamente para prestar el servicio a la clínica: guardarlos, mostrarlos, respaldarlos y procesarlos cuando un usuario de la clínica lo pide, incluido el uso de NovaDent.

05Autorización

Tratamos tus datos con tu autorización previa, expresa e informada, que queda registrada para poder consultarla después: al marcar la casilla de un formulario, al escribirnos por WhatsApp o correo después de conocer esta política, o al aceptar los términos al contratar. La autorización no se requiere en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones o por orden judicial y los datos de naturaleza pública.

Puedes revocar la autorización en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos (por ejemplo, mientras tengas un plan activo o para soportes contables).

06Datos de salud de los pacientes

Los datos relativos a la salud son datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012). Su tratamiento requiere la autorización explícita del titular y se le debe informar que no está obligado a autorizarlo, cuáles de sus datos son sensibles y para qué se usarán.

Lo que le corresponde a la clínica (responsable)

• Obtener y conservar la autorización de sus pacientes, o de sus representantes legales, antes de registrar sus datos.
• Informarles las finalidades, atender sus consultas y reclamos y mantener sus datos exactos y actualizados.
• Conservar y custodiar la historia clínica según la normativa que le aplique. En Colombia, por ejemplo, la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, modificada por la Resolución 839 de 2017, fija una conservación mínima de 15 años desde la última atención.

Lo que le corresponde a Monit4dev (encargado)

• Tratar los datos solo para prestar el servicio y según las instrucciones de la clínica, con confidencialidad.
• No usarlos para fines propios: no los vendemos, no los usamos para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• Aplicar las medidas de seguridad descritas en esta política e informar a la clínica, sin demoras injustificadas, cualquier incidente de seguridad que los afecte.
• Trasladar a la clínica las solicitudes que recibamos de sus pacientes y ayudarle a responderlas.

07NovaDent y la inteligencia artificial

Cuando un usuario de la clínica le pide algo a NovaDent, el texto o la voz de la instrucción y los datos necesarios para responderla se envían a proveedores de modelos de inteligencia artificial, que los procesan como encargados solo para generar la respuesta. NovaDent propone cada registro y nada se guarda hasta que el usuario lo confirma. Su uso es opcional: la clínica puede usar Clinova Care sin IA.

08Proveedores y transmisión internacional

No vendemos ni alquilamos datos personales. Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados y que solo pueden usar los datos para ese fin, con obligaciones de confidencialidad y seguridad:

• servidores en la nube y bases de datos administradas con copias de seguridad;
• correo electrónico y canales de mensajería;
• pasarelas de pago certificadas;
• proveedores de modelos de inteligencia artificial (para NovaDent).

Algunos de estos proveedores tienen sus servidores fuera de Colombia. Esto es una transmisión internacional de datos a encargados, que se hace con las garantías que exigen el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación. Al aceptar esta política autorizas esa transmisión; para los datos de pacientes, la clínica la instruye al aceptar los términos del servicio.

También podemos entregar datos a autoridades cuando una norma o una orden judicial lo exijan.

09Seguridad

Usamos conexiones cifradas (HTTPS), aislamiento de la información de cada clínica en la base de datos, roles y permisos por usuario, contraseñas con cifrado de una sola vía, registro de auditoría de los cambios, copias de seguridad y acceso restringido de nuestro equipo a los datos. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente que afecte datos personales, actuaremos para contenerlo, lo informaremos a la clínica afectada y, cuando corresponda, a la Superintendencia de Industria y Comercio.

10Cuánto tiempo conservamos los datos

• Personas que nos escriben: hasta dos años desde el último contacto, salvo que pidas antes su supresión.
• Clínicas clientes y facturación: mientras dure la relación y, después, el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales.
• Registros técnicos: el tiempo necesario para la seguridad y el diagnóstico de fallas.
• Prueba gratuita que no continúa: los datos de la clínica de prueba se conservan 30 días por si decides seguir, y luego se eliminan.
• Datos de pacientes: mientras la clínica tenga su cuenta activa. Al terminar el servicio, la clínica tiene 60 días calendario para pedir la exportación de su información; vencido ese plazo, la eliminamos de forma segura dentro de los 30 días siguientes, también de las copias de seguridad en su ciclo normal, salvo que una norma o una instrucción escrita de la clínica exija otra cosa.

Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas. Cumplida la finalidad, los datos se suprimen, salvo deber legal o contractual de conservarlos.

11Tus derechos

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular de los datos tienes derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar tus datos personales;
• solicitar prueba de la autorización que nos diste;
• ser informado, previa solicitud, sobre el uso que les damos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio;
• revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder gratuitamente a tus datos personales.

12Cómo ejercerlos y plazos

Escríbenos a contacto@monit4dev.com con el asunto «Datos personales», o por WhatsApp al +57 311 340 6420. Incluye tu nombre, tu documento de identidad, qué solicitas, el medio por el que quieres la respuesta y, si actúas en nombre de otra persona, el documento que lo acredite.

Consultas

Respondemos en un máximo de 10 días hábiles desde que la recibimos. Si no es posible, te diremos el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles más.

Reclamos

Para corregir, actualizar o suprimir datos, o por un posible incumplimiento. Respondemos en un máximo de 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta 8 días hábiles avisándote el motivo.

Reclamo incompleto

Te pediremos lo que falte dentro de los 5 días siguientes. Si pasan dos meses sin respuesta, se entiende que desististe del reclamo.

Pacientes

Si eres paciente de una clínica que usa Clinova Care, dirige tu solicitud a la clínica. Si nos llega a nosotros, la trasladamos a la clínica en un máximo de 2 días hábiles y te lo informamos.

Ante la SIC

Puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado la consulta o el reclamo ante el responsable o el encargado.

13Niños, niñas y adolescentes

El sitio y el servicio están dirigidos a profesionales y clínicas; no recolectamos a sabiendas datos de menores de edad a través del sitio. Las clínicas pueden registrar pacientes menores de edad en la aplicación: en ese caso, la clínica obtiene la autorización de su representante legal y vela por el interés superior del menor y el respeto de sus derechos fundamentales, como lo exige la reglamentación de la Ley 1581 de 2012.

14Cookies y almacenamiento local

Este sitio no usa analítica, publicidad ni cookies de terceros. Solo guarda en tu navegador, con almacenamiento local, tus preferencias de la calculadora de precios (país, NovaDent y número de profesionales), que no se envían a nuestros servidores y puedes borrar cuando quieras desde tu navegador. La aplicación usa las cookies y el almacenamiento estrictamente necesarios para mantener tu sesión y protegerla.

Si en el futuro activamos una herramienta de analítica, lo informaremos en esta política y pediremos tu consentimiento antes de usarla.

15Usuarios fuera de Colombia

Monit4dev está en Colombia y esta política sigue la ley colombiana. Para clínicas y usuarios de otros países respetamos, además, las normas de protección de datos que les apliquen localmente. Cada clínica, como responsable, cumple con la ley de su país frente a sus pacientes y puede indicarnos los requisitos particulares que debamos seguir.

16Cambios y vigencia

Esta es la versión 1.0, vigente desde noviembre de 2026. Si hacemos cambios importantes, los publicaremos aquí y los avisaremos por correo o en la aplicación antes de aplicarlos. Si un cambio afecta las finalidades para las que autorizaste el tratamiento, te pediremos una nueva autorización.